Kebijakan Privasi

1. Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini berlaku untuk penggunaan aplikasi HRIS Toko Baru oleh karyawan, manajemen, administrator, dan pihak lain yang diberi akses resmi. Dengan menggunakan layanan ini, pengguna dianggap telah membaca dan memahami ketentuan pengelolaan data di dalam kebijakan ini.

2. Data yang Kami Kelola

• Data identitas, seperti nama, nomor induk karyawan, alamat email, nomor telepon, alamat, dan informasi kontak darurat.
• Data kepegawaian, seperti jabatan, departemen, cabang, status kerja, riwayat kerja, dan data administrasi karyawan.
• Data absensi dan operasional kerja, termasuk jadwal, kehadiran, cuti, lembur, koreksi absensi, dan informasi lokasi apabila fitur tersebut digunakan.
• Data penggajian dan benefit yang diperlukan untuk proses payroll, pajak, tunjangan, potongan, serta laporan terkait.
• Dokumen pendukung yang diunggah ke sistem, seperti dokumen keluarga, pendidikan, pengalaman kerja, atau dokumen lain yang relevan dengan kebutuhan HR.
• Data akun dan keamanan, seperti nama pengguna, peran akses, aktivitas login, alamat IP, token sesi, serta audit log penggunaan sistem.

3. Tujuan Penggunaan Data

• Mengelola administrasi karyawan, absensi, cuti, payroll, organisasi, dan proses HR lainnya.
• Memberikan akses sistem sesuai peran, tanggung jawab, dan kewenangan pengguna.
• Mendukung pelaporan internal, audit, kepatuhan hukum, dan kebutuhan operasional perusahaan.
• Menjaga keamanan layanan, mendeteksi penyalahgunaan, dan menelusuri aktivitas sistem melalui audit log.
• Meningkatkan kualitas, stabilitas, dan keandalan layanan HRIS.

4. Dasar Pemrosesan

Pengelolaan data dilakukan berdasarkan hubungan kerja, kepentingan sah operasional perusahaan, kewajiban hukum yang berlaku, pelaksanaan kebijakan internal, dan/atau persetujuan pengguna apabila diperlukan untuk fitur tertentu.

5. Penyimpanan dan Keamanan Data

Kami menerapkan pembatasan akses berbasis peran, autentikasi akun, pencatatan aktivitas, pengamanan infrastruktur, dan prosedur administrasi yang wajar untuk melindungi data dari akses, perubahan, pengungkapan, atau penghapusan yang tidak sah.

Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial akun dan segera melaporkan kepada administrator HRIS apabila mencurigai adanya penyalahgunaan akun.

6. Pembagian Data

Data dapat diakses oleh pihak internal yang berwenang sesuai kebutuhan pekerjaan, seperti HR, payroll, manajemen, finance, atau administrator sistem. Data juga dapat dibagikan kepada penyedia layanan pendukung, auditor, regulator, atau pihak lain apabila diwajibkan oleh hukum atau diperlukan untuk menjalankan proses administrasi perusahaan.

Kami tidak menjual data pribadi pengguna kepada pihak ketiga.

7. Retensi Data

Data disimpan selama masih diperlukan untuk tujuan kepegawaian, operasional, audit, perpajakan, kepatuhan hukum, penyelesaian sengketa, atau arsip perusahaan. Setelah tidak lagi diperlukan, data dapat dihapus, dianonimkan, atau diarsipkan sesuai kebijakan internal dan ketentuan hukum yang berlaku.

8. Hak Pengguna

Pengguna dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, atau peninjauan atas data pribadi yang terkait dengannya melalui HR atau administrator HRIS. Permintaan akan diproses sesuai kewenangan, kebijakan perusahaan, dan ketentuan hukum yang berlaku.

9. Cookie dan Teknologi Sesi

Layanan dapat menggunakan cookie, token sesi, local storage, atau teknologi sejenis untuk menjaga sesi login, keamanan autentikasi, preferensi tampilan, dan fungsi aplikasi. Menonaktifkan teknologi tersebut dapat menyebabkan sebagian layanan tidak berjalan dengan benar.

10. Perubahan Kebijakan

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui sewaktu-waktu untuk menyesuaikan perubahan layanan, kebutuhan operasional, atau ketentuan hukum. Versi terbaru akan tersedia di halaman ini.

11. Kontak

Untuk pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi atau pengelolaan data pribadi di HRIS Toko Baru, silakan menghubungi HR, administrator HRIS, atau kanal resmi perusahaan yang berlaku.